Pressmaterial

 

En viktig del av projektet Konsten att mötas är att sprida information om projektet och nå nya målgrupper till konstföreningen.

 

 I den här handledningen tittar vi närmare på följande begrepp:

  • Grafisk profil
  • Kommunikationsplan
  • Press- och sändlista
  • Pressmeddelande

 

Grafisk profil ”Konsten att mötas”

Till projektet Konsten att mötas har vi tagit fram en grafisk profil som ni ska använda i kommunikation av projektet. Profilen innehåller följande digitala mallar:

 

När du informerar om projektet Konsten att mötas, eller väljer att göra eget informationsmaterial, är kravet att Sveriges Konstföreningar och PostkodStiftelsens logotyper ska finnas med i all information. Det ska också framgå att projektet finansieras av PostkodStiftelsen. Du ska också i materialet använda den grafiska profilen som är framtagen för Konsten att mötas.

 

Vem är ansvarig?

Börja med att utse någon som är ansvarig för föreningens marknadsföring och information kring projektet Konsten att mötas.

 

Kommunikationsplan

En kommunikationsplan är precis som det låter en plan för hur ni ska kommunicera och sprida information om projektet Konsten att mötas. I sin enklaste form kan en kommunikationsplan vara ett dokument med ett antal kolumner, där du skriver vad du ska göra, när du ska göra det, vem som ska göra det och hur du ska göra det.

              

 

 

 

 

Press- och sändlista

När du vet vad du ska göra och när det ska göras behöver du en lista över vilka som du ska informera. Skapa därför ett enkelt pressregister med kontaktuppgifter till tidningar, radio, TV, tidskrifter och andra medier i ditt närområde. Glöm inte bort att det idag finns många medier på nätet som bloggar, portaler, tidskrifter, hemsidor och evenemangskalendrar som du också kan ta med i ditt register.

Inventera även vilka andra kulturorganisationer, föreningar, museer, konstnärer, politiker, samarbetspartners, företag etc. som finns i er närhet. Hjälps åt i föreningen att samla ihop uppgifterna. Försök att tänka utanför era vanliga kontaktnät. Kanske finns det invandrarföreningar, sportföreningar eller andra organisationer som kan vara intresserade av projektet. Använd även konstnärens nätverk och kontakter för att sprida information. Skicka även information till Sveriges Konstföreningar så vi kan sprida det vidare i våra kanaler.

 

Pressmeddelande

Ett pressmeddelande påminner mycket om en tidningsartikel. Det finns en rubrik som ska vara enkel och locka till läsning. Efter rubriken kommer ingressen. I ingressen sammanfattas det viktigaste på några rader. I princip ska det räcka att läsa ingressen för att få veta vad ni vill säga. Efter ingressen kommer brödtexten som egentligen bara är en fördjupning av det som ni redan har sagt. Skriv kort och koncist, max en A4. 

När ni skriver ert pressmeddelande tänk på att det tydligt framgår vem som är avsändare och att det finns information om en kontaktperson som journalisten kan ringa och fråga. I slutet kan ni lägga till en kort faktaruta om vilka ni är och vad ni gör. Journalister har ofta ont om tid – så hjälp dem så mycket ni  kan. Ett sätt kan vara att i texten lägga in citat där ordföranden eller konstnären berättar något om utställningen. Ett annat sätt kan vara att se till att det finns högupplösta bilder som går att trycka i tidningen.

Till Konsten att mötas har vi tagit fram en mall till ett pressmeddelande som ni ska använda när ni informerar om projektet. 

 

Kontakta press och media

Dagens redaktioner är ofta väldigt små. Det är inte säkert att man har möjlighet att skicka ut en reporter för att bevaka konstföreningens evenemang. Det kan vara långa avstånd eller ett annat reportage som ska skrivas vid just den här tidpunkten. Konstföreningen kan då underlätta för redaktionen genom att göra en del av deras arbete, man brukar prata om redaktörens önskelista som består av följande punkter:

  • Kontakta i god tid, skicka ett pressmeddelande eller ring redaktionen innan det sker så man kan skicka en reporter om det är möjligt.
  • Skriv kortfattat och bara om det viktigaste.
  • Gör journalistens jobb, skriv ett pressmeddelande så att det lätt går att omvandla till en artikel.
  • Ange kontaktperson till den som kan svara på frågor, telefon + namn.
  • Se till att det finns bilder till utställningen/evenemanget.
  • Skicka information till flera redaktioner och till enskilda journalister. Ibland är det till exempel lättare att få in information på nyhetssidan än på kultursidan.
  • Följ upp pressmeddelandet, ring upp och fråga om de är intresserade.
  • Påminn, skicka informationen igen, när evenemanget närmar sig, eller har pågått någon dag.

Pressmeddelandet är bara en del av er kommunikationsplan. Den andra delen handlar om att sätta upp affischer, annonsera i tidningar och på nätet, skicka ut vernissagekort, prata med folk och informera så många som möjligt om vad som händer.

 

Sociala medier

TV, radio och dagstidningar har fortfarande stor spridning, men det räcker inte alltid att bara använda traditionella medier. Idag finns det många sociala medier på internet, som bloggar, Facebook, Instagram och Twitter, som läses av väldigt många, så det är viktigt att konstföreningen syns även på nätet.

Använd vår hashtag #konstenattmotassvkf när ni lägger ut information i sociala medier så är det lättare att se vad som händer inom projektet.

 

Checklista

  • Gör en plan.
  • Se över helheten hur ni informerar press, allmänhet och era egna medlemmar.
  • Utse en press- informationsansvarig.
  • Skapa en enkel kommunikationsplan
  • Bygg upp ett press- och kontaktregister.
  • Använd befintliga mallar med projektets grafiska profil
  • Skriv kort och koncist, det viktigaste först.
  • Informera både traditionella och nya medier.
  • Sprid information utanför era befintliga nätverk och kontakter.
  • Skapa personliga relationer till viktiga personer inom media.
  • Skicka in kopia på pressmeddelande till Sveriges Konstföreningar 

 

Fördjupning – läs mer:

Westanders PR-Handbok (2018) med många bra tips om marknadsföring, finns gratis att ladda ner på nätet. 

Guidebok om Kommunikation och marknadsföring för utställningar (Riksutställningar, 2012)

Sensus ”Opinionsbilda lokalt – Så lyckas du!” är producerat 2011 av Sensus för Folkbildningsnätet.

Share